「運転日報」の記録と保存は法令で義務付けられており、多くの企業が対象となるものです。運転日報の記録管理はドライバーや管理者側での記録や確認が伴うため、業務の負荷を高める要因の一つとなっていると多くのお声をいただきます。どうせやるからには、運転日報で現場から吸い上げる情報をしっかりと活用していきたいですよね。今回は、多くの事業者の中でも白ナンバー事業者の運転日報記録管理にフォーカスし、より効率的に、より品質高く実施する手法についてご紹介したいと思います。
営業車などの白ナンバーを使う事業者では、主に下記のような項目を運転日報として記録することが義務付けられています。
・ドライバーの氏名
・業務開始、終了の日時
・走行距離
・その他自動車の運転状況を把握するために必要な事項
出典：e-Gov法令検索｜道路交通法施行規則（第九条の十）
(https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=335M50000002060)
運転日報の記録管理をすべき対象の事業者や保存が求められている期間などについて詳しく知りたい場合は、こちらのブログもご参考になさってください。
参考：運転日報の管理義務について解説！｜義務化の対象業種、法令に基づいた記録と保存の方法とは
運転日報の記録管理をしている多くの企業へ調査を行った結果、法定項目以外にも様々な項目を記録させているケースが多くありました。比較的多くの企業が管理していた項目について、一例としてご紹介します。
▼運転前と運転後のメーター値
法令上は一連の運転の「走行距離」を残しておけば問題ない形となっておりますが、走行距離と併せて運転前後のメーター値の記録を残しているケースが多くありました。一日の走行距離の根拠としたり、当該車両の総走行距離を常に把握する用途などで記録されております。
▼給油に関する情報
給油に関する情報を記録するケースは多くありました。給油の有無だけでなく、給油の量や給油料金などを運転日報内で報告させ、燃費の確認に役立てたり、経費利用の状況把握に利用する用途として記録されております。
▼有料道路利用に関する情報
有料道路の利用に関しては、ETCの利用有無や有料道路の利用料金を記録するケースが多くありました。こちらも上記の給油情報と同様に、ETC利用状況や経費の利用状況の把握に利用する用途で記録されております。
▼運転業務に附帯する諸情報
その他、運転業務に附随する諸情報を細かく管理されている事例もございました。例えば、鍵やETCなど会社からの借用物の返却が済んでいるのか、事故やクレーム等が発生しなかったかなど。
運転日報という報告業務を通じて、これまで管理が曖昧になっていた部分を見える化してみるというのも良いかもしれません。
株式会社インフォセンスが開発・販売するしたアルコールチェック管理サービス『デジタル点呼マネージャー・スマート』は運転日報の管理機能も保持しています。アルコールチェックと運転日報は、車両を業務で利用する多くの企業にとっては切っても切り離せない存在。どちらのデータも一つのクラウドサービスで一元管理することで、ドライバーと管理者の双方の業務負荷は大きく軽減されます。この章では『デジタル点呼マネージャー・スマート』を使った運転日報管理について簡単にご紹介いたします。
▼ドライバーの利用イメージ
運転日報登録への2つの導線
ドライバーが利用するアプリのメニューからの導線と、アルコールチェック登録完了画面からそのまま進める導線の2つを用意しています。
〈画面遷移イメージ図〉
多彩な記録項目
多彩な記録項目を標準で準備しています。さらに自社独自の記録項目を追加することもできるため、自社の使い方に合わせて容易にカスタマイズできます。
〈画面イメージと記録項目〉
▼管理者の利用イメージ
データの二次利用にも便利
管理者は、運転手より提出された運転日報をWebの管理画面上から確認できます。
またCSVやExcel帳票としてファイル出力も可能なため、車両ごとの走行距離や、経費を集計するような、データの二次利用も自由に行えます。
〈画面イメージ〉
株式会社インフォセンスでは、アルコールチェック結果と運転日報を一元管理する白ナンバー事業者向けのクラウドサービス『デジタル点呼マネージャー・スマート』を提供しています。
アルコール検知器と自動連携し、データの改ざんやなりすましができない仕様になっており、アルコールチェック結果の信頼性が上がります。
また今回の機能追加により、ご利用料金は従来と変わらず、アルコールチェックに加えて運転日報まで一元管理できるようになりました！ご興味がございましたら是非お問い合わせください！
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